Bilans Otwarcia jest dedykowany organizacjom, które przed rozpoczęciem prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów w uepik24 korzystały z innego narzędzia, np. Excela, lub prowadziły ewidencję w wersji papierowej. Pozwala zachować ciągłość zapisów od początku roku podatkowego. Wystarczy wprowadzić do odpowiednich pól dane z zestawienia przychodów i kosztów oraz zestawienia przepływów finansowych za ostatni zakończony okres rozliczeniowy. Dane te zostaną uwzględnione w kolejnych zestawieniach przychodów i kosztów oraz przepływów finansowych przygotowanych w aplikacji.
uepik24 dla stowarzyszeń i fundacji
Projekty
Projekty grupują przychody i koszty związane z poszczególnymi obszarami działalności organizacji, pozwalając zwiększyć nad nimi kontrolę. Każdy projekt można przydzielić do jednego z 3 rodzajów działalności:
- nieodpłatnej,
- odpłatnej,
- pozostałej.
Dzięki podziałowi działań organizacji na projekty możliwe jest spełnienie wymagań dotyczących wyodrębnienia rachunkowego rodzajów (form) działalności, o których jest mowa w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Art. 10. 1. Prowadzenie przez organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 pkt 2-4:
1) nieodpłatnej działalności pożytku publicznego,
2) odpłatnej działalności pożytku publicznego lub
3) działalności gospodarczej
– wymaga rachunkowego wyodrębnienia tych form działalności w stopniu umożliwiającym określenie przychodów, kosztów i wyników każdej z tych działalności, z zastrzeżeniem przepisów o rachunkowości.
Rodzaje kosztów
Rodzaje kosztów pozwalają grupować koszty, co daje większą kontrolę nad wydatkami. Ułatwiają także przygotowanie sprawozdania z realizacji zadania publicznego, w którym koszty są podzielone na 2 grupy: koszty realizacji działań i koszty administracyjne.
Domyślnie w aplikacji są dostępne 3 rodzaje kosztów: merytoryczne, administracyjne i pozostałe. W razie potrzeby można dodać więcej rodzajów, np.:
- zużycie materiałów i energii,
- usługi obce,
- wynagrodzenia,
- ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,
- pozostałe koszty.
Zapisy
Tutaj są dodawane wszystkie dokumenty związane z działalnością organizacji. Moduł posiada rozbudowane filtry pozwalające uzyskać podstawowe informacje nt. sytuacji finansowej organizacji. Użytkownicy, którzy chcą mieć większą kontrolę nad płatnościami, mogą skorzystać z rozliczeń. Dzięki nim będą mogli sprawdzić, które dokumenty nie zostały opłacone.
Raporty
Raporty są ważnym elementem uepik24. Dostarczają informacji na temat finansów organizacji, żeby lepiej nią zarządzać. W aplikacji są dostępne 3 rodzaje raportów:
- rachunek wyników,
- projekty,
- przychody.
Każdy raport może obejmować dowolny okres, np. dzień, tydzień, miesiąc, rok. Raporty można wyświetlić w oknie przeglądarki internetowej, zapisać w PDF lub wyeksportować do Excela.
Rachunek wyników stanowi uproszczoną wersję rachunku zysków i strat, będącego częścią rocznego sprawozdania finansowego sporządzanego przez organizacje prowadzące księgi rachunkowe. Zawiera podsumowanie wszystkich przychodów i kosztów z podziałem na:
- działalność nieodpłatną pożytku publicznego,
- działalność odpłatną pożytku publicznego,
- działalność pozostałą.
Projekty to raporty z przychodami i kosztami organizacji. Przychody są podzielone wg kategorii kontrahentów zdefiniowanych przez użytkownika, np. Członkowie (w przypadku stowarzyszeń), Darowizny od osób fizycznych, Darowizny od osób prawnych, Dotacje lub według kategorii z budżetu, jeśli został stworzony. Koszty są podzielone wg rodzajów:
- merytorycnze,
- administracyjne,
- pozostałe,
- inne, zdefiniowane przez użytkownika.
Raport może obejmować:
- wszystkie przychody i koszty organizacji albo
- przychody i koszty jednego projektu.
W raportach, które dotyczą zadań publicznych, można umieścić numer umowy o realizację zadania publicznego (umowy o dotację). Dzięki temu mogą stanowić wyodrębnioną ewidencję księgową umożliwiającą identyfikację poszczególnych operacji księgowych związanych z każdym zadaniem. Obowiązek wyodrębnienia w ewidencji księgowej środków z dotacji wynika z art. 16 ust. 5 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Art. 16. 1. Organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3, przyjmując zlecenie realizacji zadania publicznego w trybach, o których mowa w art. 11 ust. 2, zobowiązują się do wykonania zadania publicznego w zakresie i na zasadach określonych w umowie odpowiednio o wsparcie realizacji zadania publicznego lub o powierzenie realizacji zadania publicznego, sporządzonej z uwzględnieniem art. 151 ust. 2 i art. 221 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz przepisów niniejszej ustawy, a organ administracji publicznej zobowiązuje się do przekazania dotacji na realizację zadania.
5. Organizacja pozarządowa oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 są zobowiązane do wyodrębnienia w ewidencji księgowej środków otrzymanych na realizację umowy, o której mowa w ust. 1. Przepis art. 10 ust. 1 stosuje się odpowiednio.
Dzięki raportom Projekty osoby zajmujące się działalnością odpłatną w organizacji są w stanie monitorować na bieżąco wysokość przychodów i kosztów każdego z rodzajów tej działalności.
Raporty z tej grupy zawierają podsumowanie przychodów wg kategorii kontrahentów. Raport może obejmować:
- wszystkie przychody organizacji albo
- przychody dotyczące jednego projektu.
Zestawienia przychodów i kosztów oraz zestawienia przepływów finansowych
Moduł składa się z 2 zestawień tworzących uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów:
- zestawienia przychodów i kosztów,
- zestawienia przepływów finansowych.
Zestawienia mogą obejmować 3 okresy: miesięczny, kwartalny albo roczny, w zależności od wybranego przez organizację, zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych, okresu rozliczeniowego. Każde zestawienie można wyświetlić w oknie przeglądarki internetowej, zapisać w PDF lub wyeksportować do Excela.
Kontrahenci
Kontrahenci to baza kontrahentów i innych podmiotów współpracujących z organizacją. Każdego kontrahenta można dodać do utworzonych kategorii. Podsumowanie przychodów wg kategorii i kontrahentów jest widoczne w raporcie Przychody.
Jak wykorzystać kategorie?
W stowarzyszeniach można utworzyć kategorię Członkowie i dodać do niej wszystkich członków organizacji. Pozwoli to sprawdzić, którzy członkowie wpłacili składki i w jakiej wysokości.
W stowarzyszeniach i fundacjach pozyskujących darowizny od osób prawnych wskazane jest utworzenie kategorii Darowizny od osób prawnych i dodanie do niej wszystkich podmiotów (fundacji, stowarzyszeń, spółek z o.o., spółek akcyjnych), które przekazały organizacji darowiznę. Wiedza nt. wysokości darowizn otrzymanych od poszczególnych osób prawnych będzie przydatna podczas sporządzania informacji CIT-D (załącznik do zeznania podatkowego CIT-8), bowiem zgodnie z art. 18 ust. 1f ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych organizacje pozarządowe otrzymujące darowizny są zobowiązane przekazać urzędowi skarbowemu informacje o kwocie ogółem otrzymanych darowizn ze wskazaniem celu jej przeznaczenia […] wraz z wyszczególnieniem darowizn pochodzących od osób prawnych z podaniem nazwy i adresu darczyńcy, jeżeli jednorazowa kwota darowizny przekracza 15 000 zł lub jeżeli suma wszystkich darowizn otrzymanych w danym roku podatkowym od jednego darczyńcy przekracza 35 000 zł.
